Jest wiele czynników, które wpływają na przebieg konferencji. Do najważniejszych należy odpowiednie wyposażanie sal konferencyjnych. W szczególe muszą one być dźwiękoszczelne. W sali muszą znajdować się stoły o zaokrąglonych krawędziach. Blat powinien mieć wielkość taką, by mogła się na nim swobodnie pomieścić kartka A4. Wyznaczone jest, żeby krzesła były komfortowe, jednakowoż nie do takiego stopnie, żeby uczestnik spotkania zasnął. Właściwe krzesła to krzesła z tapicerowanymi lub skóropodobnymi oparciami wspólnie z podłokietnikami zrealizowanymi z tworzywa sztucznego.
W oprzyrządowanie sal konferencyjnych powinien wchodzić sprzęt audiowizualny oraz dostęp do Internetu a także meble typu https://kamilameble.pl/62-stoly-konferencyjne-i-stoliki-kawowe. Istotną rzeczą jest również oświetlenie sali tak, by uczestnik mógł bez kłopotu coś przeczytać czy też napisać. Podczas tych czynności nie powinien tworzyć się cień lub ewentualnie odblask. W sali ma być także szansę powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się również rzutniki. Znaczącą rzeczą są także gniazda elektryczne i telefoniczne. Współczesne sale posiadają klimatyzację. Wyposażenie sal konferencyjnych jest niezmiernie istotne oraz ma ogromny wpływ na spotkanie. Cenną dyrektywą będzie umieszczenie w niej jakiegoś niewielkiego baru, w jakim miejscu każdy będzie w stanie sobie przygotować kawę bądź herbatę.